POP3, IMAP, Exchange... Quelle est la différence?

De nos jours vous devez être capable d'accéder à vos emails à partir d'un simple navigateur, n'importe où et n'importe quand. Pour réceptionner vos messages, les applications doivent se connecter au serveur via un protocole de messagerie.

Les acronymes POP ou IMAP et même peut-être MAPI (plus souvent désigné comme le protocole « Exchange ») vous disent vaguement quelque chose? Nous allons dans cet article vous aider à comprendre ces différents protocoles et à choisir celui qui vous convient.

POP3

Avec ce protocole de messagerie les emails sont directement enregistrés sur votre/vos propre(s) appareil(s) et supprimés du serveur.  Il est néanmoins possible de paramétrer POP3 afin de laisser une copie du message sur le serveur. De cette façon vous aurez la possibilité de le télécharger également sur un autre appareil. 

Le point à retenir, c'est qu'il n'y a pas de synchronisation entre les appareils : un message lu sur l'appareil A restera marqué comme « non lu » sur l'appareil B. Et si vous déplacez un e-mail de votre boîte de réception vers un autre dossier sur un appareil, le transfert ne sera pas pris en compte sur vos autres appareils. Idem si vous le supprimer.

Si vous consultez vos e-mails sur différents appareils, POP3 n'est donc pas le protocole adapté à vos besoins.

AVANTAGES:

• Pas de soucis d'espace en ligne disponible. Comme vos emails sont téléchargés localement, vous pouvez garder autant d'email que votre ordinateur peut en stocker ;
• Pas besoin de connexion internet pour consulter et gérer vos emails.

INCONVENIENTS:

• Lorsque vous réceptionnez un message volumineux, comme celui-ci est automatiquement et entièrement télécharger, vous risquez de saturer la bande passante ;
• Vous ne pouvez consultez l'historique de votre messagerie que sur votre ordinateur ;
• Si aucun système de sauvegarde n'a été mis en place sur votre ordinateur, vous ne pourrez pas récupérer des éléments perdus ou supprimés par mégarde.

IMAP

Ce protocole de messagerie permet de stocker vos e-mails de manière centralisée sur le serveur de messagerie. Vous pouvez lire les e-mails sur n'importe quel appareil, et même les télécharger sur ces appareils. 

De cette façon, vous pouvez également travailler hors ligne, et il y aura toujours une copie du message sur le serveur mail. IMAP synchronise également tous vos e-mails et dossiers sur tous vos appareils. Si vous lisez un e-mail sur un appareil, celui-ci sera également marqué comme « lu » sur les autres appareils.

AVANTAGES:

• Vous pouvez pré-visualiser votre email, ce qui vous évite d'occuper la bande passante en téléchargeant entièrement le message et ses pièces-jointes (l'usage de ce protocole est conseillé si vous avez une connexion internet limité ou récalcitrante) ;
• Comme les messages sont stockés sur le serveur, vous pouvez consulter et gérer vos emails depuis plusieurs ordinateurs ou smartphones ;
• Une sauvegarde du serveur et de ses données est généralement effectuée régulièrement. De cette manière, si vous supprimez accidentellement un email, votre administrateur peut le récupérer ;
• La plupart des clients de messagerie intègrent une fonction de cache qui vous permet de consulter vos emails hors ligne.

INCONVENIENTS:

• Si vous avez un espace de stockage en ligne limité, vous devez supprimer régulièrement quelques emails pour éviter d'atteindre votre seuil volumétrique. 

EXCHANGE

Avec une boîte mail Exchange, qui fonctionne grâce à la technologie Exchange de Microsoft, non seulement vos e-mails sont synchronisés, mais vos agendas, vos contacts et vos notes le sont aussi. Comme cela est essentiel pour votre productivité, Exchange est le protocole de messagerie préféré des utilisateurs professionnels.

Direct push
Exchange ajoute également direct push, grâce auquel les e-mails sont transmis immédiatement vers vos appareils dès leur arrivée. Avec une boîte mail Basic, il y a un léger retard.

AVANTAGES:

• La connexion bidirectionnelle permanente permet la réception des messages en temps réel que ce soit sur votre client de messagerie OUTLOOK ou sur votre smartphone ;
• En plus des messages, vos calendriers et vos carnets de contacts peuvent être synchronisés sur votre smartphone ;
• Vous avez la possibilité de partager avec d'autres utilisateurs différents éléments comme un dossier de messagerie, un calendrier, des contacts, etc.

INCONVENIENTS:

• Seuls les clients de messagerie Outlook bénéficient de ce protocole ;
• Ce protocole est assez sensible à la qualité et à la taille de la bande passante mise à disposition.

En conclusion: quel protocole choisir?

Vous pouvez affiner votre choix en fonction de vos préférences et besoins personnels:

• Si vous avez seulement besoin d'accéder à votre boîte de réception à partir d'un nombre limité d'appareils, POP3 est un bon choix. L'envoi des e-mails nécessite toujours la configuration séparée des services SMTP.
• Si vous avez besoin d'accéder à votre boîte aux lettres dans son intégralité (c'est-à-dire avec tous vos dossiers, ou seulement une partie d'entre eux) et d'y accéder à partir de nombreux appareils, IMAP est le bon choix. Ici aussi, l'envoi d'e-mails nécessite toujours la configuration séparée des services SMTP.
• Si vous avez besoin d'accéder à votre boîte aux lettres dans son intégralité, à votre liste de contacts et à vos événements, Exchange est le bon choix. Il permet également d'envoyer des e-mails sans configuration supplémentaire.